Gestion locative · Belgique

Logiciel de gestion locative en Belgique

Vous louez un appartement, une maison, un kot ou des chambres en colocation, en Wallonie, à Bruxelles ou en Flandre ? SmartColiving réunit dans un seul outil en ligne le bail, la signature, l'état des lieux, le suivi des loyers, l'indexation, la garantie locative et les incidents.

En Belgique, il n'existe plus un bail d'habitation mais trois : depuis 2018-2019, chaque Région fixe ses propres règles. C'est la situation du logement qui décide, pas le domicile des parties. Un logiciel de gestion locative belge doit donc raisonner Région par Région.

Ce que le droit belge impose au bailleur, et ce que l’application prend en charge

Ce que la loi impose	Ce que fait SmartColiving
Bail écrit, avec l'annexe explicative régionale (Wallonie, Bruxelles) ou le renvoi à la note explicative (Flandre)	Trames Belgique par régime (vide, meublée, colocation, coliving), communes aux trois Régions et à relire selon la vôtre, remplies depuis le dossier du locataire et signées en ligne
Enregistrement du bail, de ses annexes et de l'état des lieux dans les deux mois, gratuitement	Bail signé et état des lieux réunis dans le dossier du locataire ; l'enregistrement se fait ensuite sur MyMinfin
Indexation une fois par an à la date anniversaire, sur demande écrite, avec trois mois de rétroactivité au maximum et, selon le cas, un facteur de correction PEB	Indice santé récupéré automatiquement, rappel à la date anniversaire, loyer indexé proposé à votre validation et avis de révision préparé. Facteur PEB proposé pour la Wallonie, à saisir pour Bruxelles et la Flandre ; calculateurs gratuits pour la Wallonie et Bruxelles
Garantie locative plafonnée : 2 mois en Wallonie et à Bruxelles, 3 mois en Flandre ; à Bruxelles, libération sous 2 mois après la sortie	Retenues justifiées pièce par pièce et décompte de la garantie en PDF ; plafonds et délais restent sous votre contrôle
État des lieux contradictoire, seule base pour retenir une partie de la garantie	États des lieux structurés, photographiés, signés et horodatés
Bail de colocation avec pacte de colocation (Wallonie, Bruxelles)	Colocation et coliving gérés bien par bien ; le pacte de colocation reste à établir par les colocataires

Ces règles sont détaillées, Région par Région et sources à l'appui, dans notre article Bail d'habitation en Belgique : trois Régions, trois régimes.

Tout ce qu’un bailleur en Belgique gère au quotidien

Suivi des loyers et des impayésLoyers attendus et encaissés, location par location, montants restant dus et loyers à relancer. Rapports mensuels, trimestriels ou annuels, exportables en CSV.

Relances d’impayésDes relances par e-mail, selon un calendrier que vous activez et réglez vous-même, et une mise en demeure en PDF quand il le faut.

Reçus de loyerPour chaque loyer encaissé, le locataire télécharge son reçu de loyer depuis son portail, sans vous le demander. Vous gardez la trace de chaque reçu émis.

Indexation à l'indice santéL'indice santé de Statbel est récupéré automatiquement. L'application vous rappelle la date anniversaire, propose le loyer indexé et prépare l'avis de révision : vous validez, le locataire est prévenu dans son portail.

Régularisation des chargesProvisions encaissées contre charges réelles, par immeuble et par année, puis réparties par location, avec le décompte de charges à envoyer.

Baux par pays et par régime, signés en ligneLocation vide, meublée, colocation, coliving, garage, commercial : la trame du pays et du régime se remplit depuis le dossier du locataire, vous la relisez, puis elle part en signature électronique (code reçu par e-mail, PDF horodaté) ou se signe sur place.

États des lieux avec photosEntrée et sortie, pièce par pièce, avec photos, comparaison avec l'état des lieux précédent et signature des deux parties.

Garantie locative et retenuesMontant de la garantie, retenues justifiées pièce par pièce, décompte de la garantie en PDF et information du locataire à la sortie.

Portail locataireChaque locataire a son espace dans le navigateur : bail et états des lieux, échéancier et paiements, reçus de loyer, documents, incidents, messages. Rien à installer.

Incidents et documentsLes incidents sont déclarés depuis le portail et suivis jusqu'à résolution. Les documents du logement (certificat énergétique, diagnostics, assurance) et du locataire sont rangés au même endroit.

Annonces et candidaturesPubliez un logement, recevez les candidatures avec leurs pièces, demandez ce qui manque, puis transformez le dossier accepté en bail.

La colocation est le cas le plus exigeant : plusieurs baux par bien, des chambres qui tournent, des charges à répartir. Un outil qui la maîtrise gère sans peine une location classique. Les fonctions propres à la colocation (tâches ménagères en rotation, espaces communs) sont présentées sur la page d’accueil.

Combien coûte un logiciel de gestion locative ?

Gratuit jusqu'à un lot, puis 54,95 € par an de deux à cinq lots, et jusqu'à 174,95 € par an jusqu'à vingt lots : ce sont les tarifs de l'offre de lancement, à -50 % du tarif normal jusqu'au 31 décembre 2026. Toutes les fonctions sont incluses à chaque palier, sans engagement. Un lot = une pièce louable. Voir la grille complète.

Comment choisir un logiciel de gestion locative en Belgique

Avant de vous engager, vérifiez au moins ces points :

Il distingue les trois Régions (Wallonie, Bruxelles, Flandre) et leurs régimes : résidence principale, courte durée, colocation, étudiant
Il récupère l'indice santé et tient compte du facteur de correction PEB de votre Région
Il réunit le bail signé et l'état des lieux, à enregistrer dans les deux mois
Il suit la garantie locative et prépare son décompte à la sortie
Il émet les reçus de loyer et suit les impayés sans ressaisie
L'état des lieux se fait sur téléphone, avec photos et signatures
Le locataire a son propre accès, sans application à installer
Le prix est lisible (par lot, sans option cachée) et sans engagement
Vos données sont exportables et traitées conformément au RGPD

Questions fréquentes

Existe-t-il un logiciel de gestion locative gratuit en Belgique ?

Oui, jusqu'à un lot, sans limite de durée. Au-delà, l'abonnement est annuel et dépend du nombre de lots : 54,95 € par an de deux à cinq lots, puis trois paliers jusqu'à 174,95 € par an jusqu'à vingt lots. Ce sont les tarifs de l'offre de lancement, à -50 % du tarif normal jusqu'au 31 décembre 2026. Toutes les fonctions sont incluses, sans engagement.

SmartColiving gère-t-il les trois Régions ?

Les trames Belgique sont communes aux trois Régions, une par régime : la page de chaque trame détaille, Région par Région, ce qui change (durée, garantie maximale, annexes), et le bail se relit en conséquence. Pour l'indexation, le facteur de correction PEB est proposé pour la Wallonie et se saisit pour Bruxelles et la Flandre.

L'indexation du loyer est-elle automatique ?

L'indice santé de Statbel est récupéré automatiquement. L'application vous rappelle la date anniversaire du bail, propose le loyer indexé et prépare l'avis de révision : vous validez avant qu'il s'applique. En Belgique, l'indexation reste un droit du bailleur, qui doit la demander par écrit.

Colocation ou coliving : SmartColiving gère lequel ?

Les deux. La colocation, c'est un bail unique signé par tous les colocataires, avec un pacte de colocation en Wallonie et à Bruxelles. Le coliving, c'est un bail par chambre et des espaces communs partagés. SmartColiving génère le bail dans les deux cas ; le pacte reste un document que vous établissez vous-même.

Mes données et celles de mes locataires sont-elles protégées ?

Les données personnelles sont au cœur de notre conception : accès strictement cloisonné par bailleur, portail locataire limité à ses propres informations, et traitement conforme au RGPD. Vos données restent les vôtres — vous pouvez en demander l'export à tout moment.

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Créez votre compte, ajoutez votre premier logement et générez un bail à partir de la trame de la Belgique. Gratuit pour un lot, sans limite de durée.

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Gratuit jusqu'à 1 lot. Sans carte bancaire.

Pour aller plus loin

Les règles citées sont résumées des articles et pages du site qui les sourcent. Elles ne remplacent pas un conseil juridique personnalisé.